Petr Picka o organizaci CHL: Domácí finále je největší odměna

Zažil jste někdy organizačně náročnější utkání než bylo finále Ligy mistrů?
Za více než šest let Mountfieldu HK v extralize si troufnu říct, že ne. Náročnost finále spočívala v tom, že do organizace bylo zapojeno velké množství lidí. Dělo se poměrně dost aktivit, ať už to byla obrazovka před halou nebo zajištění VIP zázemí pro hosty ze CHL. Byl předzápasový program a pozápasový ceremoniál, v hale se vystavoval pohár, zajišťovalo se zázemí pro lidi z Ligy mistrů… Organizace byla náročná také co se týče médií a novinářů, televizí, vysílatelů a podobně. Takže oblastí, které bylo potřeba řešit nadstandardně než během extraligových utkání, a to třeba i utkání play off, bylo výrazně víc a byly obsáhlejší.

Jak moc do organizace finále zasáhl fakt, že ještě v neděli se v ČPP Aréně hrálo derby?
Zvládlo se to tak jako tak. Spíš než z hlediska složitosti nám to ubralo časový komfort. Protože některé přípravy vyžadovaly poměrně dost času, ať už to byla úprava ledu a mantinelů, branding v hale nebo instalace vozu. Tam je každá hodina navíc znát. Takže se nám aspoň utkání proti Pardubicím podařilo posunout na třetí hodinu.

Zmínil jste, že na přípravách pracovalo hodně lidí. Kolik jich přibližně bylo?
Třicet až čtyřicet. Řekl bych, že z klubu to byl každý, kdo má nohy a ruce (usmívá se). Kompletně celá kancelář klubu jako taková – od marketingového, obchodního i organizačního oddělení, provozu arény, včetně mládežníků, protože na předzápasový a pozápasový ceremoniál bylo využito dalších zhruba dvacet dorostenců a juniorů. I tam jsme sáhli z hlediska lidských zdrojů. Z externích osob to pak byli lidé, co zajišťují catering, security, branding, poskytovatel LED obrazovky i kluci, kteří ovládají kostku a světelné efekty. Ze CHL to bylo kolem dvaceti lidí.

Všichni jste se podíleli na tom, aby zápas proběhl zdárně. Jaká byla týmová spolupráce?
Troufnu si říct a doufám, že budu mluvit i za své kolegy, že byla nadstandardní. Trochu za to mohou i ne úplně ideální podmínky pro takový zápas v naší hale. Máme starší stadion a starší zázemí ne úplně dostačující pro standard, který v minulých letech Liga mistrů ve finále zažívala. Právě lidé z Ligy mistrů měli poměrně výrazný respekt k tomu, aby se to všechno zvládlo a opravdu k tomu přistupovali s o to větším úsilím a snahou. Spolupráce byla úplně suprová.

Byli zástupci Ligy mistrů zpětně spokojeni s odvedenou prací?
Ohlasy byly hodně pozitivní. Největší ohlas si vysloužilo to, na čem jsme nemuseli až tolik pracovat, a to fanoušci a reakce fanoušků po zápase i během něj. Nezávisle na sobě nám napsalo několik lidí, že nikdy v rámci finálového nebo jakéhokoliv jiného play off utkání Ligy mistrů nezažili, aby fanoušci domácího týmu, který prohrál, byl vyřazen nebo skončil druhý, zůstali tak dlouho na zimním stadionu a velice pozitivně děkovali jak domácímu, tak i hostujícímu týmu. Tohle si určitě vyžádalo největší ohlas a co se týče procesů a přípravy, i tam panovala spokojenost.

Z jakých stran tyto pochvaly zaznívaly?
Z centrály Ligy mistrů, z Infrontu, od zahraničních hostů… Byli tady šéfové velkých lig z Finska a Švédska, generální manažeři klubů ze zahraničí, sportovní manažeři, bývalí hráči a podobně. Pozitivní reakce přišly jak ze strany vedení soutěže, tak ze strany fanoušků, veřejnosti, v médiích si to taky vyžádalo nějaký prostor. V klubu vnímáme celé účinkování týmu v Lize mistrů jako povedené.

Poukázal jste na nevyhovující stadion, jaké změny bylo nutné provést?
Nechci, aby to vyznělo, že máme vyloženě nevyhovující stadion. Máme stadion, jaký máme a pro naše účinkování v extralize je dostačující. Samozřejmě pro utkání, které má charakter finále mezinárodní soutěže, máme v některých oblastech deficit například ve VIP zázemí. Nemáme kapacitu na to, abychom obsloužili sto padesát až dvě stě VIP hostů, pokud to nejsou hosté ve skyboxech. Tohle zázemí se muselo vybudovat úplně separátně mimo arénu. Řadím k tomu ale i skladovací zázemí haly, kde máme problém. Když jsou nějaké aktivity navíc, jako je nástup na led, a jsou k tomu potřeba efekty nebo jakýkoliv doplňující materiál, který se na zápase používá, máme problém ho někde uskladnit. V neposlední řadě je pro nás výrazný problém obsloužit média. Pokud se nám tady objeví třicet novinářů a více, tak už si nemají kde sednout, už řešíme náhradní zázemí a přestavujeme rozcvičovnu na press centrum. A to jich tady na finále CHL bylo téměř sto. To je věc, která nás pálí poměrně dost.

K jistým nedostatkům patří i chybějící parkovací plocha, že?
Parkoviště se řeší externě. Zaplaťpánbůh tady máme tři sta metrů přes řeku univerzitu, se kterou se nám daří vždycky dohodnout a odesíláme tam návštěvníky a VIP hosty.

Kapacitní problémy v zázemí suplovaly také kabiny mládežnických kategoriií…
Museli jsme využít dvě šatny našich mládežníků, konkrétně dorostu a juniorky, za což trenérům i hráčům děkuji. Šatny jsme využili pro dílčí aktivity, které CHL společně s Infrontem organizovaly právě pro partnery.

Byly nějaké požadavky ze strany Ligy mistrů, které jste nemohli splnit?
Byly dvě věci, které jsme řekli, že nejsme schopni zajistit. První bylo VIP zázemí v hale, které jsme zrealizovali venkovním stanem. Dalším bylo přání z Ligy mistrů, když pro své hosty organizovali předzápasovou večeři v Novém Adalbertinu na náměstí. Vymysleli si, že by bylo fajn, kdyby cestu hostům do arény značilo pár našich dětí s loučemi v ruce. Asi by nebylo úplně dobré, kdyby dvacet kluků stálo venku v dešti. To by nás nejen trenéři, ale ani rodiče nepochválili (usmívá se). Takže to byla přání, která jsme zasekli hned v úvodu. Dál to bylo o kompromisních řešeních. Spousta věcí byla tak, že jsme řekli: „Tady to funguje takhle a takhle. My v té hale fungujeme sedmým rokem v rámci extraligy i nehokejových akcí a víme, jaké jsou její limity.“ Zkrátka se vše zrealizovalo na hraně tak, jak to šlo.

Do jaké míry byly zápasové ceremoniály v režii klubu a do jaké míry v režii CHL?
Podoba ceremoniálu byla v režii Ligy mistrů. Tři lidé, kteří měli na starosti předzápasový i pozápasový ceremoniál, si od nás vyžádali lidi na podporu a realizaci. Pak proběhlo zaučování a tři zkoušky nástupu na led. My jsme to zajistili spíše lidskými zdroji, oni to režírovali.

Organizace velké sportovní události není chvilková záležitost, kdy se začaly objevovat první vlaštovky o tom, že se finále uskuteční pod Bílou věží?
Hokejová Liga mistrů je, co já vím, snad jediná významná evropská soutěž, kde se finále hraje na hřišti jednoho z účastníků. Úplně první zmínka byla v polovině prosince naší kvalifikací do semifinále. Přišel obrovský dotazník na to, jak je hala vybavená, jaké jsou kapacity města co se týče hotelů, dopravy, jak je to odkud kam daleko, jaké jsou podmínky pro stravování a podobně. Prvotní formulář jsme vyplnili, odeslali a pár týdnů na to přišel ještě jeden. Na základě toho druhého, ve kterém jsme doplnili dvě tři informace, měla Liga mistrů představenstvo a tam se rozhodli, že všechny čtyři týmy, které v té době byly v semifinále, mají vyhovující zázemí pro finále. To znamená, že CHL Board přenechal rozhodnutí na to, kde finále bude, čistě na sportovním výsledku dané sezóny. Okamžitě po odehrání domácího semifinálového duelu bylo jasné, že finále bude v Hradci, protože Frölunda přehrála Luleu. Do deseti minut po utkání zvonil telefon, jaké tedy budou následující postupy.

Co následovalo poté?
V následujícím týdnu se do Hradce sjelo deset dvanáct lidí z Ligy mistrů a Infrontu a probíhala obchůzka haly a společný meeting. My jsme potřebovali zkoordinovat, aby tady v ten daný den byly všechny naše složky, které se na tom podílejí, to znamená lidi, kteří ovládají kostku, ozvučení, security, catering, redakce, ticketing, obchod, který zajišťoval VIP zázemí a tak dále. Tohle byl první větší moment. Schůzka byla téměř dvoudenní a výsledkem bylo nastavení polovičky věcí, které byly pro utkání potřeba a zbytek se pak během necelých dvou týdnů odvíjel dál a donastavoval se formou e-mailových korespondencí a telefonických komunikací, fotek a podobně.

Čím se zápas blíží, tím jsou přípravy intenzivnější. Můžete popsat průběh posledních dvou dnů před utkáním?
Musím říct, že z hlediska příprav a administrativy, nebylo dva dny před tím zas tak moc co řešit. Všechno už muselo být objednáno, nastaveno, vymyšleno, dojednáno. Spíš už jsme začínali všechno postupně realizovat. V den zápasu s Pardubicemi ráno se tady už začaly dělat dílčí a drobné úpravy a okamžitě po zápase se to spustilo. Začala instalace vozu, příprava ledové plochy, branding v hale... Bylo potřeba vyčistit a uklidit šatny i zázemí po utkání, začala se rozšiřovat tribuna pro televizní přenosy, tahala se spousta kabelů pro zajištění internetu a telefonních linek, takže toho bylo opravdu hodně. Vyklízela se rozcvičovna, aby se mohlo udělat press centrum. Po celé dva dny to tu bylo takové mraveniště.

V den zápasu to ale už musel být pořádný fofr, že?
Pro představu jsem měl v den zápasu 285 telefonátů. Neumím si představit, kolik toho bylo celkem mezi všemi pracovníky. Samozřejmě někdy to byl telefonát ve stylu desetivteřinové otázky a jedné odpovědi. Někdy to bylo delší řešení a bylo toho hodně.

Užil jste si finálový zápas i po hokejové stránce, nebo vás zaměstnávaly pracovní povinnosti?
Snažil jsem se přípravu dělat tak, aby měl člověk v klíčových momentech volné ruce a mohl se věnovat právě nějakým problémům, které nastanou. Ono to jde poměrně těžko, protože pokud čtrnáct dní něco připravujete a máte detailní informace o tom, jak co bude probíhat a jak co vypadá, je pak snaha a tendence být u těch věcí, když se dějí, mít to pod kontrolou a dohlížet na to. Nemůžu říct, že bych si zápas vyloženě užil a sledoval hokej jako takový, protože to prostě nejde a hlava to člověku nedovolí.

Vyskytly se přímo během zápasu nějaké výraznější komplikace?
Během samotného zápasu jsme narazili na dva tři problémy. Samozřejmě byla mediálně propírána kauza instalace vozu Škoda, což je věc, se kterou nic neuděláme. Je to nařízení CHL a praxe, kterou tady máme. Šest let to auto v hale není kam jinam dát a z našeho pohledu jsme to řešili standardně. Okamžitě se začátkem utkání jsme registrovali nějaké negativní ohlasy ze strany fanoušků Frölundy. Snažili jsme se to vyřešit se Škodovkou a Ligou mistrů. Nakonec jsme auto o půl metru stáhli a pak jsme ho po zápase na ceremoniál zase vytáhli nahoru, protože pro partnery je důležité, aby při takových akcích byli vidět. To byl nejzásadnější a největší problém, jinak to byly z hlediska celkového průběhu drobnosti.

V rámci CHL se toho letos událo opravdu hodně. Považujete letošní ročník zatím za nejnáročnější?
Jednoznačně, letošní sezóna, která ještě neskončila, patří mezi tři nejnáročnější. Ať už tím, že se nám v CHL dařilo anebo tím, jakou jsme si ji udělali – protože jsme zorganizovali obrovský výjezd vlakem do Grazu, letělo se do Stockholmu s fanoušky a zápasů bylo celkově poměrně hodně včetně finále. Chtěl bych proto poděkovat všem kolegům z klubu, Ligy mistrů, Infrontu i jednotlivým dodavatelům za spolupráci. Bez nich by takto velké akce zorganizovat nešlo.

Co považujete za letošní vrchol Ligy mistrů?
Pro mě je to finálový zápas. Ať už z hlediska toho, že to vnímám sportovně jako úspěch. I pro lidi z klubu a fanoušky by to měla být, a doufám že je, odměna. Hrálo se na domácím ledě, tak co víc si pro fanoušky můžeme přát, než odehrát finálový zápas doma. Sportovní výsledek je věc druhá, ale finále je největší odměna.